آشنایی با ذیحساب ، مدیر مالی ، معاون ذیحساب ، عامل ذیحساب ، امین اموال ، کارپرداز و انبار دار
ذیحسابان دستگاههای اجرایی سفیران مالی وزارت اقتصاد هستند
ذیحسابان دستگاههای اجرایی با حکم وزیر اقتصاد به عنوان سفیران مالی و اقتصادی وزارت اقتصاد در دستگاههای اجرایی دیگر انجام وظیفه می کنند. وزارت امور اقتصادی و دارایی به عنوان یک ابر وزارتخانه، مأموریت فرا سازمانی دارد که یکی از بخش های آن نظارت مالی و ذیحسابیها است.
آشنایی با ذیحساب ، مدیر مالی ، معاون ذیحساب ، عامل ذیحساب ، امین اموال ، کارپرداز و انبار دار
ذیحساب کیست!؟
ذیحساب مأموری است که بموجب حکم وزارت امور اقتصادی و دارائی از بین مستخدمین رسمی واجد صلاحیت به منظور اعمال نظارت و تأمین هماهنگی لازم در اجرای مقررات مالی و محاسباتی در وزارتخانهها و موسسات و شرکتهای دولتی و دستگاههای اجرائی محلی و موسسات و نهادهای عمومی غیر دولتی به این سمت منصوب می شود.
ذیحساب ویا دارنده حساب ومدیرمالی دستگاههای اجرایی دولتی که فقط در قانون محاسبات عمومی کشور بیش از ۳۰بار ازآن نام برده شده است. بدیهی است یکی از موارد و نقاط آسیب پذیر که در آن بیم بروز مفاسد مالی میرود، فعالیتها و طرحهای عمرانی دستگاهها بوده که بعضاً در جریان اجراء آنها مشکلات و نواقصی به چشم میخورد و بعضاً در جریان اجراء آنها حیف و میلهایی صورت میپذیرد که در صورت انجام نقش قانونی و وظایف محوله توسط سازمان مورد اشاره، اینگونه مفاسد کمتر به منصه بروز و ظهور میرسد.
ذیحساب طبق آیین نامه های اجرایی و دربسیاری از کمیسیونها ی نظارتی عضو ودارای حق رای می باشد. ملاحظه می شود نقش اولین حلقه نظارت ( ذیحساب ) از اهمیت بسیاری بر خوردار است چنین بنظر می رسد که هر فعالیت اقتصادی منتج به دریافت وپرداخت حضور نماینده خزانه الزامی است.
در زمان جابجایی روئسای دستگاهها ی اجرایی تنها تشریفات اداری صدور حکم عزل ونصب مقام مسئول است لیکن این موضوع در تغییر ذیحسابان دارای مقررات وآئین نامه های می باشد که در ماده ۹۷ قانون محاسبات آنرا مشخص نموده است . موارد فوق بخشی از دایره مسئولیت ذیحسابان است ودر مقابل حدود اختیارات ایشان بسیار محدود وشاید بتوان چنین بیان نمود که قوه مجریه در دستگاههای اجرایی دارای دو نماینده پاسخگو می باشد یک رئیس دستگاه که مجری سیاستهای دولت است و دیگری ذیحساب (مدیر مالی ) که مدد کار وی است .
شرح وظایف بر اساس ماده ۳۱ قانون محاسبات عمومی:
- ۱- نظارت بر امور مالی و محاسباتی و نگهداری و تنظیم حسابها برطبق قانون و ضوابط و مقررات مربوط و صحت و سلامت آنها
- ۲- نظارت بر حفظ اسناد و دفاتر مالی
- ۳- نگهداری و تحویل وتحول وجوه و نقدینهها و سپردهها و اوراق بهادار
- ۴- نگهداری حساب اموال دولتی و نظارت بر اموال مذکور
- ۵- اعمال نظارت و تامین هماهنگی لازم در اجرای مقررات مالی و محاسباتی در حوزه مسئولیت
- ۶- درخواست تنخواهگردان حسابداری از خزانه یا نمایندگی خزانه در استان به منظور ایجاد تسهیلات در پرداخت بعضی از
- هزینههای سال جاری و تعهدات قابل پرداخت سنوات قبلی
- ۷- واگذاری تنخواهگردان، پرداخت از محل تنخواهگردان حسابداری با تایید بالاترین مقام دستگاه اجرایی حوزه ماموریت یا مقام مجاز از طرف آنها و مامورینی که به موجب قانون مربوط مجاز به تنخواهگردان هستند برای انجام برخی از هزینهها و مراقبت در واریز به موقع آنها
- ۸- تامین اعتبار کلیه دستور خرجها صادره توسط مقامات مجاز پس از تطبیق مواد هزینه با قوانین و مقررات مربوطه
- ۹- درخواست وجه از خزانه و یا نمایندگی خزانه در استان حسب مورد برای انجام هزینهها
- ۱۰- پرداخت هزینهها درحدود اعتبارات مصوب و اعتبارات تخصیص یافته پس از طی مراحل تشخیص، تامین اعتبار، تسجیل، حواله با اعمال نظارت مالی
- ۱۱- پرداخت علی الحساب و پیش پرداخت پس از تطبیق و مقررات براساس دستورالعملهای مربوط مراقبت در واریز بموقع آنها
- ۱۲- تامین اعتبار و پرداخت وجوه لازم برای گشایش اعتبار اسنادی مربوط به خدمات و کالاهای وارداتی و پیگیری و نظارت در واریز اسناد هزینه آنها با رعایت مقررات مربوط
- ۱۳- مراقبت در حقوق بازنشستگان و موظفین
- ۱۴- مراقبت برانجام شدن پرداختها از طریق حسابهای بانکی مجاز و یا طریق دیگری که موجب قوانین و مقررات مربوطه شناخته شده است
- ۱۵- انجام اقدامهای لازم در مورد دریافت و تمرکز وجوه سپرده و فراهم آوردن موجبات رد به موقع آنها به ذینفع با رعایت مقررات مربوط ضمن نگهداری حساب وجوه مذکور
- ۱۶- نظارت بر وصول و ایصال درآمدها و مطالبات دستگاههای اجرای مربوط و مالیاتهای تکلیفی و سایر کسور قانونی
- ۱۷- نگهداری و تهیه و تنظیم حسابها و صورتهای مالی و سایر گزارشات مالی با همکاری دستگاه اجرای ذیربط و امضاء و ارسال صورت حسابها به انضمام اسناد و مدارک مربوط در موعد مقرر به مراجع ذیربط
- ۱۸- درخواست افتتاح حساب بانکی مورد نیاز دستگاه اجرای برای هریک از وجوه مستقل از خزانه یا نمایندگی خزانه در استان حسب مورد
- ۱۹- تایید عامل ذیحساب و امین اموال اعلام موافقت برای احکام انتصاب آنان توسط دستگاه اجرایی
- ۲۰- تفویض اختیار به معاون ذیحساب و عامل ذیحساب و سایر کارکنان تحت سرپرستی در موارد و حدودی که با رعایت قانون از طرف وزارت امور اقتصادی و دارایی معین خواهد شد
- ۲۱- نظارت برحسن اجرای امور محوله به عامل ذیحساب و امین اموال با توجه به آیین نامههای مربوطه
- ۲۲- اقدام درمورد واریز مانده وجوه اعتبارات مصرف نشده جاری حداکثر تا دهم اردیبهشت ماه سال بعد و وجوه مصرف نشده طرحهای عمرانی (تملک داراییهای سرمایهای) تا دهم مرداد سال بعد
- ۲۳- شرکت در جلسات هیات ترک مناقصه و مزایده و سایر جلسات مالی در جهت تصمیمگیری
- ۲۴- تهیه و ارسال گزارشات لازم به وزارت امور اقتصادی و دارایی، دیوان محاسبات کشور در مواردی که انجام برخی هزینهها به تشخیص ذیحساب طبق قانون و مقررات صورت گرفته است
- ۲۵- اعلام موارد نقصان و تفریط حاصل در ابوابجمعی عاملین ذیحساب و سایر مامورینی که به موجب مقررات مجاز به اخذ و نگهداری وجوه یا اوراق در حکم وجهنقد یا اموال میباشد
- ۲۶- اعمال مدیریت به کلیه امور مربوط به ذیحسابی
- ۲۷- همکاری و پیگیری در زمینه اجرای برنامههای آموزشی به منظور افزایش اطلاعات و تخصص کارکنان امور مالی
- ۲۸- انجام تحویل و تحول سوابق ذیحسابی با تنظیم و امضاء صورت مجلس و ارسال به وزارت امور اقتصاد و دارایی
- ۲۹- انجام کلیه وظایف محوله از طرف وزارت امور اقتصادی و دارایی
- ۳۰- تنظیم و نگهداری دفاتر جهت کنترل اعتبارات مصوب، تخصیص اعتبار، تعهدات و دیون سنوات گذشته
- ۳۱- هماهنگی با واحد بودجه برای تنظیم موافقتنامه به منظور مبادله آن با سازمان مدیریت و برنامهریزی استان یا کشور حسب مورد
- ۳۲- همکاری با واحد بودجه برای پیشبینی بودجه سال آتی با توجه به تجربهای که ذیحسابی از عملکرد بودجه سال جاری و سال گذشته دارد
- ۳۳- تهیه و تنظیم گزارشات لازم در زمینه وضعیت اعتبار، تخصیص اعتبار، ایجاد تهدات بر ذمه دستگاه اجرایی، هزینههای قطعی، سایر فعالیتهای مالی به تفکیک هر برنامه به طور ماهانه به ارایه آن به مسئولین و مراجع ذیصلاح
- ۳۴- ارائه پیشنهادات و راه حلهای مناسب در جهت اجرای بودجه ، ضمناٌ به استناد تبصره یک ماده (۳۱) قانون محاسبات عمومی (( ذیحساب زیر نظر ریئس دستگاه اجرایی وظایف خود را انجام می دهد)). منتها فقط مجاز به اجرای مواردی است که منطبق با قانون محاسبات عمومی کشور و سایر قوانین مالی و محاسباتی باشد. – پژوهشهای انجام شده در خارج از کشور
معاون ذیحساب
مأموریست که با حکم وزارت امور اقتصادی و دارایی از بین کارکنان رسمی واجد صلاحیت به این سمت منصوب میشود.
امین اموال
مأموری است که از بین مستخدمین رسمی واجد صلاحیت و امانتدار با موافقت ذیحساب و به موجب حکم وزارتخانه یا موسسه ذیربط به این سمت منصوب و مسئولیت حراست و تحویل وتحول و تنظیم حسابهای اموال و اوراقی که در حکم وجهنقد است و کالاهای تحت ابوابجمعی، به عهده او واگذار میشود.
آیین نامه مربوط به شرایط و طرز انتخاب و حدود وظایف و مسئولیتهای امین اموال در مورد منقول و غیرمنقول با رعایت مقررات این قانون از طرف وزارت امور اقتصادی و دارایی تهیه و به تصویب هیأت وزیران میرسد.
امین اموال باید دارای شرایط زیر باشد:
- الف: داستن حداقل مدرک تحصیلی پایان دوره دبیرستان.
- ب: داشتن صلاحیت و توانایی لازم برای انجام وظایف مربوط.
- ج: سپرده تضمین مناسب در موارد و به میزانی که در مقررات مربوط پیشبینی شده است.
عامل ذیحساب:
مأموری است که با موافقت ذیحساب و به حکم دستگاه اجرایی مربوط، از بین مستخدمین رسمی واجد صلاحیت در مواردی که به موجب آییننامه اجرایی این ماده معین خواهد شد به این سمت منصوب و انجام قسمتی از وظایف و مسئولیتهای موضوع ماده (۳۱) این قانون توسط ذیحساب به او محول میشود.
کارپردازان و واحدهای تدارکاتی و سایر مأموران و واحدهای دولتی مادام که به اقتضای طبع و ماهیت وظایف قانونی خود و یا مأموریتهای محوله مجاز به دریافت تنخواهگردان پرداخت از ذیحساب میباشد از لحاظ مقررات مربوط به واریز تنخواهگردان پرداخت از ذیحساب میباشند از لحاظ مقررات به واریز تنخواهگردان دریافتی در حکم عامل ذیحساب محسوب میشوند.
مدیر مالی
مدیریت مالی، مدیریت بر منابع و مصارف شرکت است. مدیران مالی به دنبال افزایش سود شرکت (در کوتاه مدت) و افزایش ثروت سهامداران (در بلند مدت) می باشند. مدیران مالی همچنین مسئول سلامت مالی سازمان هستند. آنها گزارشات مالی را تهیه، فعالیت های سرمایه گذاری را هدایت، استراتژی ها را توسعه داده و برای رسیدن به اهداف مالی بلند مدت سازمان برنامه ریزی می کنند.
مسئولیت ها و وظایف مدیر مالی
بسته به اینکه مدیر مالی در چه شرکتی با چه ابعاد و اندازه ای کار می کند، دارای وظایف متفاوت می باشد اما برخی از وظایف آن در همه شرایط یکسان است و تنها کم یا زیاد می شود. در زیر به مهمترین آنها اشاره می کنیم :
- تهیه گزارشات و صورت های مالی – به منظور ارائه به مراجع قانونی و نظارتی مثل اداره امور مالیاتی، بیمه و حسابرسان و همچنین ارائه به مدیران عالی شرکت
- پاسخ به سازمان های نظارتی در صورت لزوم و دفاع از عملکرد قانونی شرکت
- نظارت بر مسائل مالی جزئی سازمان برای اطمینان از قانونی بودن آنها
- نظارت بر کارکنان مسئول گزارش دهی مالی و بودجه ریزی
- بازنگری گزارشات مالی سازمان و یافتن راه های کاهش هزینه ها
- تحلیل گرایش های بازار به منظور یافتن فرصت هایی برای تأمین مالی بهتر، سرمایه گذاری در پروژه های جدید و یا پیشی گرفتن از شرکت های رقیب
- کمک به مدیریت ارشد شرکت در گرفتن تصمیمات صحیح مالی
کارپرداز
مأموری است که از بین مستخدمین رسمی واجد صلاحیت دستگاه ذیربط به این سمت منصوب میشود و نسبت به خرید وتدارک کالاها و خدمات مورد نیاز طبق دستور مقامات مجاز با رعایت مقررات اقدام مینماید.
شرح وظایف
- پیگیری و هماهنگی انجام خرید اقلام و اجناس مورد نیاز حسب دستور مقام مافوق و در چارچوب ضوابط خرید و کارپردازی
- پیگیری اخذ استعلام بها در خصوص اقلام مورد نیاز از فروشندگان و تامین کنندگان معتبر
- تلاش و دقت برای گزینش بهترین نوع کالا و مواد برای خریداری
- تهیه نمونه کالا و ارائه به سرپرست مربوطه برای تطبیق با مشخصات آن
- کسب آگاهی دقیق از مشخصات فنی و نرخ اجناس جهت حصول اطمینان از تطابق با مشخصات اقلام درخواستی
- پیگیری و اقدام جهت حمل اجناس خریداری شده به انبار
- تحویل اجناس خریداری شده به انبار و دریافت رسید
- دریافت استعلام بها پس از تأمین اعتبار و دریافت تنخواهگردان لازم
- تنظیم سند هزینه از اجناس خریداری شده برابر با فاکتور
- ارائه اسناد و دریافت مجدد تنخواهگردان
- واریز حساب تنخواه گردان پس ار اتمام مبلغ به حسابدار و جمعدار مربوط و در خواست تنخواه گردان مجدد
- اقدام در مورد ثبت اجناس خریداری شده در دفاتر مربوطه
- انجام سایر امور محوله در حوزه وظایف سازمانی از سوی مقام مافوق
انباردار
انبارداری عبارت است از دریافت مواد و اقلام ، نگهداری صحیح و تحویل به موقع آن ها به مصرف کننده با رعایت مقررات و دستورالعمل های سازمان به نحوی که با اعمال کنترل دقیق از میزان موجودی کالا در انبار و مقدار مصرف آن و نیز از انباشته شدن بیش از حد موجودی ها جلوگیری شود.
به عبارت دیگر ، انبارداری شامل سیستم های قرار گرفتن جنس در انبار و ایجاد روشها و اعمال مدیریت کنترل موثر از زمان دریافت تا لحظه تحویل است.
هدف از تشکیل و ایجاد انبارها چه در سازمان های دولتی و چه در بخش خصوصی تامین ، نگهداری و درز دسترس قرار دادن مجموعه وسایل مورد نیاز آنها است ، اگر مواد و لوازم مورد نیاز به موقع تهیه و در دسترس واحد مصرف کننده قرار داده نشود ، در گردش کار و فعالیت های آن موسسه وقفه ایجاد می شود.
شرح وظایف
- مدیریت و کنترل امور ورود و خروج، ثبت، نگهداری و کنترل موجودی انبار با رعایت ضوابط مربوطه
- تحویل و کنترل کالای وارده به انبار و امضا قبوض و فرمها و اسناد مربوطه
- کنترل کالاها از لحاظ انطباق کمی و کیفی با نمونهها و مشخصات مندرج در حواله و اسناد و درخواستها در هنگام تحویل و تحول
- تعیین مکان مناسب برای انبار کردن انواع کالاها با توجه به نوع، وزن، حجم و میزان مصرف آنها
- رسیدگی به موجودی انبارها و آگاه کردن کارپردازان برای تجدید سفارش
- انجام مراقبتهای لازم در حفاظت و ایمنی انبارها برای جلوگیری از فساد، شکستگی و دیگر خطرات منجمله ایمنی در زمان آتشسوزی
- طبقهبندی و شمارهگذاری اجناس و مواد انبار برای قراردادن آنها در مکان مناسب و در صورت نیاز الصاق برچسب به آنها
- رسیدگی به موجودیهای انبار و صورتبرداری از کالاهای موجود در فواصل معین
- تهیه گزارش مالی انبار و قیمت اجناس ورودی به انبار و نیازمندیهای مربوطه
- انجام امور انبارگردانی و ارائه گزارشات ادواری و موردی از موجودی انبار به مسئولین مربوطه
- پیگیری نصب و راه اندازی سیستم های رایانه ای کنترل موجودی و انبار در مجموعه جهاد دانشگاهی
- شناسایی کالاهای راکد قبل از رسیدن تاریخ انقضاء آن و نیز خرید کالاهای مورد نیاز واحدها و شارژ انبار قبل از صفرشدن کالاها
- تطبیق کلیه درخواستها اعم از خرید یا حواله از انبار براساس موافقت مسئولین واحدها و امضاء ریاست یا معاونت پشتیبانی و هماهنگی با مدیر امور مالی
- مدیریت و حراست بر فضا های فیزیکی انبار و موجودی ها مطابق استانداردهای مربوطه
- انجام سایر امور محوله در حوزه وظایف سازمانی از سوی مقام مافوق