در انجام تغییرات نظام مالیه عمومی سنتی به نظام یکپارچه مدیریت مالی، بر اساس اولویت دیجیتال سازی، الکترونیکی کردن و یا اصلاح فرآیندها کدام یک بر دیگری ارجح تر است؟ این سئوالی است که شاید در ابتدای طراحی هر پروژه اصلاحی، از خود بپرسید.
انتخاب بین الکترونیکی کردن (دیجیتال سازی)، الکترونیکی کردن (استفاده از فناوری الکترونیکی) و اصلاح فرآیندها در فرآیندهای مالیه عمومی سنتی به میزان زیادی از شرایط و موقعیت‌های مختلف سازمانی و نیازهای آن به دیجیتالی شدن و بهبود عملکرد متکی است. اما در برخی موارد ممکن است یکی از این رویه‌ها مهمتر یا اولویتی تر باشد.
در زیر به تعدادی از عواملی که می‌توانند در انتخاب بین این گزینه‌ها تأثیر بگذارند، اشاره می‌شود:
اولویت‌بندی نیازها:
اولویت‌بندی نیازها و مشکلات سازمان از اهمیت بالایی برخوردار است. درصورتی که سازمان نیاز به افزایش سرعت و دقت در گزارش‌گیری دارد، دیجیتال سازی و الکترونیکی کردن ممکن است اولویت بالاتری داشته باشد.
تجربه و استقبال کارکنان:
درصورتی که کارکنان با فناوری و دیجیتال سازی آشنا هستند و به راحتی می‌توانند از آن استفاده کنند، الکترونیکی کردن ممکن است به عنوان اولویت اولیه مطرح شود.
تأمین منابع مالی و انسانی:
تأمین منابع مالی و انسانی برای پروژه‌های دیجیتال سازی یا الکترونیکی کردن می‌تواند تأثیر زیادی داشته باشد. در برخی موارد، اصلاح فرآیندها می‌تواند گزینه اقتصادی‌تری باشد.
تأثیر بر عملکرد سازمان:
بررسی تأثیر هر گزینه بر عملکرد کلان سازمان نیز مهم است. در برخی موارد، افزایش دقت و کاهش خطاها از اهمیت بیشتری برخوردار است.
تطابق با استانداردها و قوانین:
ممکن است استانداردها و قوانین مالی و حسابداری، الزام به انجام خاصی داشته باشند که ممکن است یکی از گزینه‌ها بر دیگری ترجیح داشته باشد.
مشارکت عمومی:
اگر در سازمانی مشارکت عمومی بخواهد تقویت شود، اصلاح فرآیندها و الکترونیکی کردن می‌تواند این هدف را حمایت کند.
اما آیا اصلاح فرآیند مقدم بر همه آنها نیست؟ اگر قرار باشد اصلاح فرآیندی صورت نگیرد و همان فرآینده پیچیده، دیجیتال سازی و الکترونیکی شود، چه فایده ای دارد؟ حتی ممکن است بستر سنتی یک فرآیند پیچیده، سرعت و کیفیت بالاتری داشته باشد تا اینکه آن را الکترونیکی و دیجیتالیزه کنیم! در هر صورت ترجیح بین دیجیتال سازی، الکترونیکی کردن، و اصلاح فرآیندها بستگی به شرایط و نیازهای خاص هر سازمان دارد. اما در عموم، معمولاً دیجیتال سازی و الکترونیکی کردن به عنوان گزینه‌های ارجح بر اصلاح فرآیندها مطرح می‌شوند.
دلایل این ترجیح می‌تواند موارد زیر باشد:
افزایش سرعت و دقت:
دیجیتال سازی و الکترونیکی کردن می‌تواند سرعت فرآیندها را افزایش دهد و دقت در انجام و گزارش‌گیری اطلاعات را افزایش بخشد.
بهبود دسترسی:
استفاده از فناوری به کارکنان این امکان را می‌دهد تا به سرعت به اطلاعات مورد نیاز دسترسی پیدا کنند، که می‌تواند به بهبود تصمیم‌گیری کمک کند.
افزایش کارایی:
الکترونیکی کردن فرآیندها و استفاده از ابزارهای مدرن می‌تواند به کاهش زمان اجرا، افزایش تولید و بهبود کارایی فرآیندها منجر شود.
کاهش خطاها:
دیجیتال سازی می‌تواند با کاهش وابستگی به دستیابی به اطلاعات و کاهش ورود دستی اطلاعات، خطاهای احتمالی را کاهش دهد.
استفاده از اطلاعات به صورت هوشمند:
استفاده از داده‌ها به صورت هوشمند و تحلیل آنها با استفاده از فناوری امکان بهتری برای اتخاذ تصمیمات استراتژیک فراهم می‌کند.
با این حال، بر اساس شرایط محیطی و نیازهای خاص، اصلاح فرآیندها نیز می‌تواند تأثیرات مثبت زیادی داشته باشد. به همین دلیل اغلب مؤسسات از ترکیب این دو رویه برای بهینه‌سازی فرآیندها و افزایش بهره‌وری استفاده می‌کنند. همچنین نقش اصلاح فرآیند در مقدمه تقریباً همواره بسیار حائز اهمیت بوده و باید به عنوان یک مرحله اساسی در هر پروژه بهبود عملکرد مورد نظر در نظر گرفته شود. اصلاح فرآیند بهبود در تعامل با فناوری‌های جدید و دیجیتال سازی می‌تواند به نحو قابل توجهی اثربخش باشد. اما تصمیم گیری در مورد اینکه کدام راهبرد را به چه ترتیبی انتخاب کنیم، بستگی به شرایط خاص سازمان دارد. در بعضی از موارد، اصلاح فرآیندها بهبودات قابل توجهی را با کاهش مراحل غیرضروری، بهینه‌سازی گردش کار، و کاهش تکرار کارها ایجاد می‌کند. این به نوعی پایه و بنیانی است که می‌توان بر آن ساخت.
مهمترین نکته این است که انجام اصلاح فرآیند به شدت وابسته به مواردی مانند نیازها، اولویت‌ها، امکانات مالی، استقبال از تغییر، و مسائل فنی است. در بسیاری از مواقع، ترکیبی از اصلاح فرآیند و دیجیتال سازی بهترین نتیجه را خواهد داشت.