به اشتراک گذاشتن اتاق‌های جلسه و ایستگاه‌های کاری استفاده نشده یکی از ساده‌ترین راه‌های برای به حداکثر رساندن استفاده از دارایی رو به کاهش و اطمینان از برآورده شدن نیازهای تسهیلات ما بدون متحمل شدن هزینه‌های مراجعه به تامین‌کنندگان خارجی است.
برخی برنامه بهره وری عملیاتی در سایر کشورها از جمله کشورآمریکا از ادارات دولتی مرکزی و محلی می خواهد که از فضای اداری خود با استفاده بهتر از فضای اداری تا 30 درصد کمتر از طریق میزهای مشترک استفاده کنند.
اکثر ساختمان های دولتی محلی با نرخ اشغال میز فقط 45 درصد و ضریب اشغال اتاق جلسات 60 درصد کار می کنند. در هر روز ممکن است 297000 میز خالی و تعداد بیشماری اتاق جلسات و کنفرانس کم استفاده در مقامات محلی در سراسر انگلستان وجود داشته باشد.
اینها آمار بسیار شگفت انگیزی هستند، به خصوص وقتی در نظر بگیریم که یک میز انفرادی ممکن است تا 13000 پوند در سال هزینه داشته باشد و اتاق های جلسه می تواند باعث هدر رفتن منابع شرکت شود.
سازمان‌های دولتی اکنون تحت فشار فزاینده‌ای قرار دارند تا از املاک و مستغلات خود بهتر استفاده کنند و هزینه‌ها را تا حد امکان کاهش دهند.
زمان تغییر است
بسیاری از بخش‌های دولتی از فناوری استفاده کرده‌اند که به کارمندانشان اجازه می‌دهد تا تحرک بیشتری داشته باشند، اما در عین حال کارکنان همچنان انتظار دارند که فضای کار دائمی خود را در دفتر داشته باشند – میزهایی که ممکن است برای دو یا سه روز در هفته و همچنین در حداقل چهار هفته در سال زمانی که کارمندان به تعطیلات می روند.
این میزهای خالی فضای زیادی را در املاک و مستغلات اصلی اشغال می‌کنند و کار با آن گران است.
- اولین منبع جامع در حوزه اموال و دارائی های دولتی : خرید نسخه چاپی کتاب “اصول جامع اموال دولتی”
- اولین منبع جامع،کاربردی و آموزش حوزه مالی و محاسباتی و ذی حسابی : خرید نسخه چاپی کتاب “مباحث جاری ذی حسابی”
به طور مشابه، فرهنگ اتاق جلسات در سراسر بخش عمومی عموماً بیهوده و مدیریت ضعیف است. بسیاری از سازمان‌ها ظرفیت اتاق جلسه خود را بدون نیاز افزایش می‌دهند و فضای اداری ارزشمندی را بر اساس این تصور غلط که از امکانات اتاق جلسه خود حداکثر استفاده می‌کنند، در اختیار می‌گیرند.
به طور سنتی، کارمندان یک اتاق هیئت مدیره بزرگ را برای یک جلسه نسبتا کوچک رزرو می کنند و همیشه تقاضای زیادی برای جلساتی که در ساعات اوج مصرف، 10 صبح تا 12 بعد از ظهر و 2 بعد از ظهر تا 4 بعد از ظهر برگزار می شود، وجود دارد. این به این تصور می افزاید که اتاق های جلسه همیشه اشغال شده است.
اتاق جلسه “بدون نمایش” نیز یک مشکل بسیار رایج و خسته کننده است. در برخی موارد، تا 40 درصد از اتاق‌های رزرو شده ممکن است تحت تأثیر «عدم نمایش» قرار بگیرند. این به این معنی است که اتاق‌ها زمانی که به نظر می‌رسد رزرو شده‌اند خالی می‌مانند و تجهیزات سمعی و بصری و پذیرایی اغلب سفارش داده می‌شوند و استفاده نمی‌شوند – هزینه‌های زیادی بر بودجه و منابع شرکت وارد می‌کند.
سازمان‌های بخش دولتی باید به مسائل مربوط به املاک و مستغلات کم استفاده و سطح اشغال کم دفاتر رسیدگی کنند. مشکل این است که بسیاری از سازمان‌ها نمی‌دانند از کجا شروع کنند و شروع یک فرآیند بهینه‌سازی ناگزیر منجر به تغییر فرهنگ برای کارکنانشان می‌شود.
بهینه سازی فضای کاری
شرکت‌های مدیریت فضای کاری می‌توانند به سازمان‌ها کمک کنند تا در هزینه‌های فضای اداری کم استفاده صرفه‌جویی کنند، به‌گونه‌ای که به آسانی و روان در بین کارکنان عرضه شود. مدیریت فضاها محدود به مدیریت فضاهای اداری نبوده و باید کلیه فضای اختیار را با در نظر گرفتن کلیه نیازها مورد توجه قرار دهد. به این موارد توجه کنید:
- بجای فضای اطاق کارمند، فضای استاندارد برای هر میز کارمند در نظر گرفته شود
- فضای باز برای کارهای غیر رسمی همچون دیدار کارمندان با هم، یا فضای باز کشیدن سیگار و یا هر فضای باز غیر رسمی دیگری
- فضاهای همکاری که شامل استانداردهایی برای دیدارها و ملاقاتهای رسمی و غیر رسمی است
- فضای جلسات، برای برگزاری کنفرانسهای رسمی
- جای پارک برای کلیه وسایط نقلیه
- فضای ذخیره سازی، استانداردهایی برای فضاهایی که در آنها برای ذخیره سازی اطلاعات همچون کمدها، بایگانی ها، سرور اطلاعات و غیره استفاده می شود.
- فضای رفاهی برای کارمندان و ارباب رجوع
- فضای سبز برای بهره گیری از مزایای طبیعی
👏🏻 حامی باش
💠 “فصلنامه تخصصی نظارت مالی” دغدغه آگاهی بخشی و تولید محتوای دسته اول در حوزه مالی و محاسباتی دارد. “فصلنامه تخصصی نظارت مالی” سعی می کند آنچه به عنوان محتوا تولید و انتشار می یابد، غنی، مختصر و کاربردی باشد. بیش از پنج سال است که فعال بوده ایم و سعی خواهیم نمود در ادامه نیز بهتر و بیشتر ادامه دهیم.
💠 می‌دانیم که شاید برای شما کم اهمیت باشد اما هر حمایتی برای ما از عجیب‌ترین اتفاق‌های این روزهاست. باور کنید. اگرچه هدف ما ارائه ی محتوای رایگان برای دسترسی راحت تر در سطح عموم افراد جامعه است اما حمایت شما باعث تداوم فعالیت و همینطور انگیزه ی بیشتر تیم “نظارت مالی” خواهد بود. ادامه حیات «نظارت مالی» به کمکهای شما وابسته است و به این وابستگی مفتخر است. پس دور از انتظار نیست که «نظارت مالی» نیز همچون دیگر مراکز و نهادهای خصوصی به تنگناهای اقتصادی گرفتار شود. با وجود این بنا داریم با حمایت مالی مخاطبان خود، مردم و نخبگان این مسیر را ادامه دهیم و برای بقای خود دلبسته کسانی هستیم که حیات و استقلال این رسانه را محترم می‌شمارند و برای ادامه راه همراهی و حمایت می‌کنند.